LE BENCHMARKING AU SERVICE DES ACHATS

La méthode du benchmark est spécialement adaptée pour répondre au besoin des acheteurs dans le cadre de leur veille ou du renouvellement d'un contrat. Compte tenu de la libéralisation du marché, les offres de services et les tarifs évoluent rapidement. Les approches sont parfois maladroites. Cette méthode apporte une réponse à cette dynamique puisqu'elle permet de comparer les indicateurs de performances.

Emilio Cominotti

Pourquoi faire un benchmark aux achats?

Le benchmarking consiste à effectuer une évaluation d'une entreprise par rapport à d'autres entreprises pour les mêmes typologies d’achats de biens ou de services.

Les principaux objectifs de base d'un benchmark sont les suivants:

-       Rapporter tous les coûts d'un service à la réalisation des gains, observer les solutions technico-commerciales adoptées, et les confronter entre celles des autres entreprises étudiées.

-       Comparer les prix moyens des familles d’achats et positionner l'entreprise par rapport aux autres.

Dans la pratique, ces deux objectifs s'inscrivent dans deux types de benchmark:

-       Le benchmark "qualitatif " dont l'objectif principal consiste, à partir de ratios de productivité, à auditer l'organisation et les moyens techniques et humains mis en oeuvre pour le fonctionnement et la gestion des achats.

-       Le benchmark "contractuel" qui a pour finalité de comparer les services des fournisseurs et les prix associés dans le cadre d'un engagement contractuel.

Enjeux de la démarche de benchmarking "contractuel "

Confrontés à la volatilité et à l’opacité des prix des achats effectués et la complexité de suivi des coûts globaux, qu’ils soient internes ou d'externalisation, la démarche systématique de benchmarking permet de comparer les prix consentis par les fournisseurs à ceux pratiqués sur le marché pour d'autres entreprises sur le même périmètre d’achats.

La mise en place du benchmarking doit être pragmatique et équitable pour les parties, l'entreprise pilote et les entreprises participantes dont les services, process ou coûts sont benchmarkés.

Les modalités d'application des benchmarks les plus courantes sont les suivantes:

• Benchmark situationnel :  réalisé une première fois, il permet de situer les enjeux et les opportunités, en mesurant les écarts pertinents.

• Benchmark annuel : pour des contrats de services "classiques", il permet de mettre en place des actions d’amélioration et de veille,

• Benchmark à mi-parcours pour des suivis de prix et de pratiques pour les familles d’achats « agitées » , nouvelles ou externalisées.

L'enjeu du benchmark est de permettre de valider la performance de l'acheteur sans rentrer dans un processus plus long de mise en concurrence. Pour chaque typologie achats définie, l'écart relatif entre le prix payé par l'entreprise et le prix moyen du panel constitué pour le benchmark permet de mesurer la pertinence des prix pratiqués par rapport au marché.

Choisir un benchmarker indépendant

L’entreprise et son service achats doivent s'accorder sur le choix d'un cabinet de conseil indépendant, qui saura être efficace tout en respectant les règles de confidentialité dans l'exploitation des données, lors de la réalisation du benchmark.

Ce choix dépend de plusieurs facteurs:

- la connaissance de contextes similaires à

celui de la société à auditer,

- la maîtrise de la connaissance des besoins exprimés ou non par les acheteurs sur le marché,

- la maîtrise des solutions techniquesou organisationnelles  mises en oeuvre pour la four-niture des services afin de valider que les données de prix et de coûts relevées sont bien comparées sur un même périmètre d'unité de services.

On le voit donc clairement, le benchmarking aux achats, vient renforcer la décomposition des prix et l’analyse des offres dans la réduction de la marge d’incertitude.

Le 9 février à Haguenau

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