Lorsque l’on observe les achats d’une entreprise, sans méthode, il y a de fortes chances que l’on ne voie rien. L’expression « être dans le brouillard » prend tout son sens en regardant la représentation graphique ci-après.

Le graphique trace un point indiquant pour chaque article le chiffre d’affaires réalisé. L’échelle logarithmique permet de bien visualiser l’inextricable complexité des données… à priori.

C’est en visualisant cela que le nom de la méthode Mozarb est né… Mozarb, pour Mosaïque ARBorescente. Et le Z me direz vous… Une petite touche d’harmonie de MoZart par exemple… Mais ceci est un autre sujet.

Bien, nous avons donc identifié la mosaïque :

Le premier travail à faire consiste à demander à votre informaticien en titre de rassembler, d’une manière ou une autre (la plus simple et automatisée possible, permettant l’exploitation avec votre tableur préféré) les éléments suivants :

• Code article (avec en option le libellé)

• La famille de rattachement de l’article

• Le numéro de la réception enregistrée

• La quantité livrée (et l’unité si possible)

• Le montant facturé et /ou le prix unitaire

• Le fournisseur

• La date de réception

Et ce pour une période d’au moins un an à la première demande, et vous renouvellerez ensuite cette extraction tous les mois.

Une fois sur le tableur, vous allez pouvoir regrouper les données en :

• Quantité par article

• Valeur par article

• Valeur par famille

• Valeur par fournisseur

A partir de ces données, et après les avoir mises en forme, nous allons pouvoir travailler successivement dans les trois dimensions.

1. Analyse à une dimension

Commençons par la première dimension, qui peut-être analysée sur la quantité ou la valeur. C’est là que nous mettrons à contribution Monsieur Pareto et son A.B.C…

En ordonnant et en classifiant les données on va mettre un peu d’ordre dans le chaos apparent. Ainsi, nous allons pouvoir ranger dans les catégories « A », « B » ou « C » chacun des articles achetés , chacune des familles et chacun des fournisseurs. Généralement, sur un listing de 1000 articles, environ 200 représenteront 80% du chiffre d’affaires achat. Le fameux « 20/80 ».

Il en sera de même pour presque tout. L’exemple ci-après, tiré de données réelles, démontre la règle appliquée au classement des c.a . fournisseurs. Dans la représentation choisie, les histogrammes indiquent le montant des achats effectués chez chaque fournisseur.

L’exemple suivant, appliqué aux familles d’achat, montre une autre représentation possible de l’A.B.C. en cumulé…

Les applications sont multiples et des plans d’action et des priorités commencent déjà à se dessiner, j’en suis sûr…

2. Analyse à deux dimensions

Une approche intéressante et importante consiste à construire le tableau croisé des valeurs d’achat, en considérant d’une part les familles et d’autre part les fournisseurs.

Nous obtiendrons un tableau de ce type :

3. Analyse à trois dimensions

En ajoutant à la table de l’analyse croisée, la troisième dimension « temps », on pourra construire ce que nos informaticiens appellent une « data warehouse tridimensionnelle » qui prendra cette forme :

Dans chaque « brique » il y a bien entendu une donnée chiffrée, représentant la valeur pour une famille donnée, chez un fournisseur à un mois précis. Le volume global (hypercube) représente l’ensemble des achats, les « tranches » horizontales constitueront le volume d’achat pour une famille donnée. Le chiffre d’affaires par le fournisseur sera obtenu par la lecture consolidée des tranches perpendiculaires à celles permettant la lecture du volume des achats mois par mois.

On touche ici à la logique de bases de données de type OLAP ; (Littéralement, OnLine Analytical Processing. Désigne une catégorie d’applications et de technologies permetttant de collecter, stocker, traiter et restituer des données multidimensionnelles, à des fins d’analyse. Une autre définition est résumée dans l’acronyme FASMI (Fast Analysis of Shared Multidimensional Information), ou analyse rapide d’information multidimensionnelle partagée.)

En clair,à partir de cette base de données, tirée d’un vulgaire « query » et sur votrePC de bureau, à l’aide d’une application standard, vous allez pouvoir commencer à travailler avec méthode et pertinence dans vos actions de gestion des achats et de réduction des coûts ! Les premiers pas de votre stratégie achats…(aller à l’article « de l’organisation du portefeuille à la stratégie achats »)

ec2004

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