L'organisation de son planning de réception fournisseur

Recevoir les fournisseurs est, n’en déplaise à certains, partie intégrante du travail de l’acheteur. Il s’agit à chaque fois de moments privilégiés pour saisir les informations du marché, les nouveautés techniques ou conjoncturelles et de renforcer les liens interpersonnels. C’est aussi, et souvent on le néglige, l’occasion de « vendre son entreprise », de communiquer vers l’amont des marchés l’information que vous existez, et que vous êtes un acteur incontournable, une cible potentiellement intéressante pour vos fournisseurs.

Seulement voilà, entre les fournisseurs de votre portefeuille qu’il conviendrait de recevoir périodiquement, les fournisseurs potentiels que vous souhaiteriez rencontrer, ceux, inconnus, qui sollicitent un entretient et ceux que vous convoquez pour des raisons de conflits, vous pourriez passer votre temps à cela, sans vous forcer… Et du temps, c’est précisément ce qui vous manque le plus. Comment faire pour concilier cette contradiction ? Extraits de notre formation sur la gestion du temps de l’acheteur, voici quelques conseils pour y arriver.

Nous allons pour cela aborder les points suivants :

Ø       Typologie des rencontres

Ø       Les temps des rencontres

Ø       Le temps disponible et sa répartition

Ø       Tentative d’organisation

Typologie des rencontres

Il y a différents types de rencontres avec les fournisseurs, qu’il est important d’identifier car, en dehors de la nature même de la préparation et des enjeux qui changent,  la durée de la rencontre et ses conséquences en temps de préparation et de post-analyse va varier considérablement. Les principaux types de rencontres sont :

Ø       La négociation annuelle de bilan et perspectives

Ø       La négociation en phase de consultation/sélection

Ø       La convocation suite à litige (qualité, délais, prix …)

Ø       La rencontre de courtoisie

Ø       La « première rencontre » de découverte mutuelle sollicitée

Ø       La première rencontre non sollicitée

Les temps des rencontres

Quel que soit le type de rencontre, on peut distinguer trois temps :

Ø       La préparation

Ø       L’entrevue proprement dite

Ø       L’analyse

Ces temps ont tous une durée, et si celle de l’entrevue est toujours prise en compte (même si mésestimée parfois), celles de la préparation et de l’analyse sont trop souvent oubliées.

Par ailleurs, en fonction du type de rencontre, les durées seront plus ou moins longues, avec des variations importantes dues à la complexité du sujet à traiter. Dans le tableau ci-après, vous trouverez une estimation des temps moyens à considérer, qu’il faudra éventuellement corriger par le coefficient de complexité, lié à votre activité propre.

On constatera que le temps total (moyen) varie de trois quarts d’heures à 10 heures, ce qui est très important. Mais surtout, il faut avoir conscience que le temps de l’entrevue seule (celui qui est la plupart du temps pris en compte) est multiplié entre 1,5 et 5 fois pour obtenir le temps total consacré à l’entrevue.

Parce que trop souvent ces temps satellites sont négligés, la préparation (fondamentale) et l’analyse sont bâclées et conduisent à une exploitation partielle des informations recueillies lors de l’entrevue. Parce que l’on ne prendra pas le temps (puisque non prévu) d’écrire et de formaliser les informations recueillies après l’entretient, la pérennités de celles ci est fortement réduite. Par cela, le ratio d’efficience de l’entretient est détérioré (voir encadré).

Le temps disponible et sa répartition

Pour développer cette étape, nous allons partir d’un postulat de base : l’acheteur dont nous allons étudier le cas travaille 216 jours par an, pour une moyenne journalière de 7 heures 30’.

Nous allons procéder à l’évaluation de la répartition du temps selon les principales tâches recensées. Il existe plusieurs méthodes pour approcher ces chiffres, mais il ne s’agit pas du sujet aujourd’hui. Le résultat a été le suivant :

Et, toujours selon une méthodologie bien structurée, la répartition suivante a été établie :

Tentative d’organisation 

Pour s’organiser, il faut avant tout repérer les rencontres non programmées (plus de 61% du temps). Puis celles qui ne sont pas productives (règlement des litiges).  L’objectif étant de réduire les sources de rencontres imprévues, sources de désorganisation, de manque de préparation et chronophages. Il faut relever que les rencontres de courtoisie peuvent, selon les cas, se retrouver dans ces catégories également.

Bien entendu, le nombre de rencontres pour des négociations dépendront en grande partie de l’activité de l’entreprise, ou des remaniements du portefeuille que l’acheteur aura entrepris… Il est relativement difficile d’optimiser cette catégorie de rencontres.

Restent les rencontres sollicitées et négociations annuelles, que l’on pourra planifier selon des critères de hiérarchisation. Les fournisseurs de classe A étant rencontrés au moins deux fois par an, ceux de classe B au moins une fois par an, et ceux de classe C, au moins une fois tous les 3 ans. La création d’un plan de rencontre fournisseur permettra d’étaler tout au long de l’année les rencontres, de les planifier et par conséquent, de pouvoir les préparer soigneusement, et surtout, de prendre l’initiative de la rencontre, et d’augmenter la part des rencontres sollicitées.

Si cet exemple ne peut avoir valeur de généralité, la méthode d’approche de la gestion du temps aux achats est universelle et peut être appliquée avec succès à toutes les entreprises qui souhaitent optimiser leurs forces, et à tous les acheteurs qui veulent retrouver une vraie bouffée d’oxygène.

ec2004

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