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Faut-il négocier pendant le processus d'agrément ?
Avant toute chose, qu’est ce que le processus d’agrément ? Il s’agit de l’ensemble des démarches aboutissant à l’introduction d’un nouveau fournisseur dans le portefeuille actif. Ces démarches sont tout à la fois de nature commerciale (adéquation du prix), technique (capacité à répondre au cahier des charges), financière et stratégique. A ces éléments peuvent s’ajouter des critères spécifiques à votre entreprise. Mais nous reviendrons sur le sujet lorsque nous aborderons le projet Sineqvanon© dans un futur proche. La question que l’on se pose donc ici est la suivante : peut on entamer une négociation durant ce processus, ou bien faut-il la réserver à la phase de contractualisation, soit juste avant de passer commande ? La réponse sera un peu celle d’un normand… parfois non, parfois oui ! La plupart du temps, la phase de négociation active ne débute qu’à la fin du processus. Il s’agit bien de la phase « active », car il est entendu que la négociation réelle ne se cantonne pas qu’à cette tranche temporelle, mais qu’elle intervient à tous les niveaux de la relation commerciale. Si les acheteurs agissent ainsi, c’est plus par facilité que réelle volonté. En effet, pris par le cours de évènements, ils procèdent étape par étape, sans anticipation. L’avantage de la méthode (si cela peut être qualifié ainsi) est donc bien là : cela ne nécessite pas de grande préparation. De plus, on se concentre sur le fournisseur qui sera retenu (ou la toute dernière sélection). L’inconvénient est que l’on va devoir aborder à ce stade tous les points, y compris ceux qui sont du ressort des conditions générales. Le risque enfin, c’est de découvrir à ce stade une incompatibilité rédhibitoire qui entraînerait l’exclusion du fournisseur, et donc la reprise à zéro du processus… L’alternative consiste à mener en parallèle à la démarche d’agrément des négociations partielles visant à valider chaque étape du processus par un contrat parcellaire thématique. La juxtaposition de l’ensemble des contrats parcellaires thématiques constituera le contrat cadre, que la dernière négociation viendra sceller en définissant les termes précis sur les dates, le prix et l’objet. Des exemples de contrats parcellaires thématiques : les conditions de règlement, ou de fixation du prix, les contraintes logistiques, les garanties, les conditions de reprise des invendus… L’inconvénient de la méthode : elle nécessite une réflexion concertée préalable. Cela signifie qu’il va falloir y consacrer du temps, parfois beaucoup, et surtout qu’elle doit avoir l’aval de la direction, puisque les contrats parcellaires doivent avoir valeur d’engagement fort des parties. L’avantage est que l’on va valider les différents points du contrat global au fur et à mesure de l’avancement du process. On pourra ainsi écarter très tôt les fournisseurs bloquants ou incompatibles. Autre avantage de taille : on va pouvoir verrouiller très tôt et sans la pression du prix ou du fournisseur qui se sent « désigné, un certain nombre de points tels que la constitution du prix ou les clauses de pénalités de retard. (voir article suivant aussi) Le risque : il n’y en a pas, sinon celui de voir un contrat parcellaire dénoncé par le contrat global. D’où la nécessité de la réflexion préalable…
ec2006 |
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