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Qu’est ce qui fait la différence
entre un jeune acheteur, fraîchement émoulu, la tête bien faite, venant
de prendre son poste et un autre, quel que soit son parcours, mais en
poste depuis plusieurs années ? Sa connaissance du marché amont, du
panel des fournisseurs potentiels, leur qualités et les personnes à
contacter… en bref : son carnet d’adresses.
A ne pas confondre
Il ne faut pas confondre un
« annuaire » que l’on peut trouver auprès de nombreux éditeurs, et le
« carnet d’adresses » d’un acheteur. Le premier n’est qu’une liste avec
des critères de filtres plus ou moins pertinents, tandis que le second
est un répertoire recensant les entreprises ayant retenu l’attention de
l’acheteur à un moment donné, et ayant donc été qualifiées, au moins
informellement.
Dans mon jargon, je parle souvent de
« Vivier » (ou encore « Vivier du sourcing © ») plutôt que de « Panel »
fournisseurs. Les deux notions existent bien, et la différence entre
« Vivier » et « Panel » est facile à comprendre. Tandis que le « Panel »
est constitué de l’ensemble des fournisseurs actifs agréés ou en cours
d’agrément, le « Vivier » regroupe TOUS les fournisseurs rencontrés ou
pas, « prospects froids » ou actifs, ayant retenu l’attention de
l’acheteur d’une manière ou d’une autre, et qu’il a QUALIFIES.
On étudiera le « Panel » avec des
critères plus de gestion (chiffres d’affaires, potentiel de gains,
risque) et d’optimisation (évaluations continues, notations,
performance)Avec un bon carnet d’adresse, alors que le « Vivier du
sourcing © » sera analysé plus en termes de prospectives, de veille, de
marketing…
Construction du « Vivier du sourcing © »
Un bon « Vivier » doit comporter 5
éléments.
1.Tout d’abord, il doit identifier
clairement l’entreprise répertoriée. On s’attachera à y indiquer les
informations minimales pour une recherche par critères (on pourra se
contenter par exemple du code postal, de la ville et du pays pour
l’adresse). On y inclura, à chaque fois que c’est possible, les
identifiants uniques (SIRET, IDTVA, etc.) forts utiles lors de
recherches de bilans ou d’analyses de risques.
2.Ensuite, les noms et coordonnées
des contacts rencontrés ou identifiés (on essaiera ici d’obtenir les
lignes directes des contacts, ainsi que leur e-mails) seront associés à
leur fonction et datés (les évolutions de postes sont fréquentes, et il
est parfois intéressant de suivre les évolutions de carrière d’un
contact).
3.Puis on associera à chaque
entreprise répertoriée, une activité et une catégorie de biens et
services fournis. On pourra, le cas échéant , indiquer un produit ou un
process de fabrication spécifique.
4.En s’inspirant, si nécessaire, de
la grille d’évaluation interne, on notera de façon estimative et
informelle chacun des critères (sur une échelle de 0 à 5 par exple), et
l’on datera.
5.Enfin, l’acheteur indiquera la
note qu’il attribuerait, de manière totalement subjective, à ce
fournisseur, en réponse à la question « si j’en avait l’opportunité,
souhaiterais-je travailler avec cette source ? ».
Capital de l’acheteur
Comme on le voit, au fil des années,
un acheteur va se constituer une base de donnée considérable. L’intérêt
de cette base est de pouvoir lui faire gagner un temps appréciable lors
de consultations nouvelles, ou d’urgences dans les approvisionnements.
Faute de temps, et de rigueur, les
acheteurs ne capitalisent pas les nombreuses rencontres et contacts
professionnels qu’ils font tout au long des années. Notre estimation
porte à moins de 10% le nombre des contacts établis et « mémorisés », et
à moins de 3% les contacts qualifiés réellement. Les autres sont
constitués d’une simple carte de visite glissée dans un classeur…
Pourtant, ce sont des milliers
d’heures qui sont consacrées à cette partie de la mission d’acheteur,
qui partent donc en fumée…
Un bon « Vivier du sourcing © »
représente un vrai capital pour l’acheteur, car il lui permet de
rentabiliser le temps passé, et d’en gagner lors d’appels d’offres, en
raccourcissant de façon drastique, le délai d’identification et de
sélection des destinataires de la consultation.
Capital de la société
Les sociétés ne s’intéressent pas
assez au « Vivier du sourcing © » et se focalisent toutes sur le
« Panel », en confondant souvent tous les deux. Or, la consolidation en
réseau des différents « Viviers » fait partie intégrante d’un système de
« knowledge management », de veille stratégique.
Les sociétés qui cherchent à
maîtriser l’information ou qui subissent de plein fouet la guerre
économique, ont bien compris tout l’intérêt qu’il pouvait y avoir à
structurer plus finement encore ces informations… Mais on s’éloigne
alors de la notion de « Vivier du sourcing © » qui est purement destiné
aux achats.
Ce « Vivier », dont font partie les
fournisseurs du «Panel », rappelons-le, est un capital que l’on peut
valoriser en matière de ressources (gain de temps, continuité du
savoir…), et qui pourrait être valorisé comme bien immatériel, au même
titre que le portefeuille client. Olivier Bruel, professeur à HEC à
Paris, et auteur principal du livre « Management des Achats » lancera un
groupe d’études en ce sens.
Quelle forme pour le « Vivier » ?
Peu importe la forme que le
« Vivier » pourra prendre, pourvu qu’elle soit numérique ! Malgré de
grands progrès, la plupart des ERP gère le « Panel » fournisseurs, et
non le « Vivier du sourcing © ». Il convient donc de le traiter avec
d’autres solutions.
La plus simple et la plus couramment
usitée, est le traditionnel tableur. Il est facile à mettre en œuvre,
mais se révèle vite dépassé pour des bases de données riches de
plusieurs milliers de lignes. Il convient alors de passer à des
logiciels de gestion de base de données, ou bien d’adopter des produits
dédiés, à usage individuel, comme le Vivier © que nous développons avec
un partenaire, ou exploitables en réseaux, comme peut le faire en partie
LORCA.
L’étape ultime serait, d’après
certains, le partage de cette base de donnée au sein de communautés de
pratiques, dans le plus pur esprit web 2.0. Nous y viendrons peut être
avec notre projet qui porte comme nom de code « le BINZ »…
Si vous éprouvez le besoin d’avoir
plus d’information sur le sujet,
n’hésitez pas à nous
contacter.
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