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LA CONSULTATION
PROCESSUS D'ACQUISITION D'EXPERIENCE DE
L'ACHETEUR
La consultation est un moment important dans le
processus opérationnel d'achat. Il doit, à ce titre, être soigneusement
effectué par l'acheteur. Mais il doit aussi devenir un moment
privilégié pour ce dernier pour acquérir une expérience
supplémentaire, dont l'amplitude varie bien sûr en fonction de la
fréquence des consultations de même nature, et de l'ancienneté dans le
poste. Néanmoins, ce processus se soldera toujours par une connaissance
supplémentaire, ne serait-ce que de confirmer ce que l'on savait déjà.
Comment sela peut il s'articuler ?
Le processus de consultations, tel que nous le
décrirons ici, débute à l'analyse du besoin, et s'achèvera la veille
de la dernière négociation de conclusion. Il peut s'établir comme
suit :
- Découvert du besoin interne
- Définition du besoin
- Analyse du marché
- Rédaction de l'appel d'offre
- Sélection des sources potentielles
- Envoi de l'appel d'offre
- Analyse des réponses conformes au CDC
- Analyse des non-conformes
- Sélection des candidats pour négociation
- Préparation des négociations
- Premier round...
- Avant-dernier round
A chacune de ces étapes on peut quantifier deux
paramètres :
-
expérience de l'acheteur
-
acuité de l'acheteur
L'expérience de l'acheteur est considérée comme faible
au départ du processus. Elle n'est toutefois jamais nulle, car une bonne
utilisation des outils des achats et parfois du bon sens, permettent un
bon départ. Cette expérience va croître au fur et à mesure que le
processus avance, que l'acheteur prend de l'ancienneté dans le poste...
qu'il se forme ou communique avec ses collègues internes ou externes. (A
ce propos, le benchmarking est un moyen très efficace pour accelérer
l'acquisition d'expérience au sein des services achats)
L'acuité de l'acheteur, est la capacité d'apprécier un
argument du fournisseur, ou une proposition, en temps réel, c'est à
dire, en réagissant instantanément lors d'une négociation par exemple,
et non en différé après avoir consulté d'autres personnes en interne.
Cette acuité doit atteindre son paroxisme juste avant le dernier round de
négociation.
| 1 |
Découvert du besoin
interne |
Connaissance du besoin Client,
qu'il soit interne ou externe. Analyse si possible fonctionnelle. |
| 2 |
Définition du besoin |
Transcription du besoin en CDC. Familiarisation avec les
contraintes et référentiels techniques ou normatifs… |
| 3 |
Analyse du marché |
Découverte ou approfondissement des connaissances Marché amont
en vue de satisfaire le besoin. |
| 4 |
Rédaction de l'appel d'offre |
Mis en phase des attentes internes avec les potentiels externes,
avec établissement des critères décisionnels. |
| 5 |
Sélection des sources potentielles |
En fonction des critères décisionnels établis, sélection des
sources les plus pertinentes pouvant y satisfaire. On aura compris
qu'au préalable, l'acheteur aura étudié les potentiels de chacune
des sources détectées. (liste blanche du vivier sourcing) |
| 6 |
Envoi de l'appel d'offre |
Rien de particulier ici. |
| 7 |
Analyse des réponses conformes au CDC |
Etude des propositions et évaluation des offres selon les critères
pré-établis. Constitution des tables d'évaluations segmentées
pour constituer les premières pistes de négociations. |
| 8 |
Analyse des non-conformes |
Etape souvent négligée : pourquoi le fournisseur ne peut il répondre
à l'offre de manière satisfaisante ? On questionnera en direct le
fournisseur non retenu, et on alimentera de ces informations le
vivier sourcing. Eventuellement on l'apurera… |
| 9 |
Sélection des candidats pour négociation |
Analyse collégiale des offres et sélection des candidats avec hiérarchisation
technique et commerciale des offres. |
| 10 |
Préparation des négociations |
Définition des ordres de convocation, sujets à traiter, … |
| 11 |
Premier round... |
Acquisition successive d'expérience. On convoquera en premier le
fournisseur qui nous intéresse de moins : risque le plus faible de
manque à gagner si acuité faible… voir schémas ci après. |
| 12 |
Avant-dernier round |
Acquisition des connaissances optimales pour une acuité de négociation
maximale lors du dernier round… |
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