Connaissez
vos Interrupteurs et Interférences afin de les contrer.
Revoyez
votre seuil de "normalité"
Les
interruptions vous apportent la plupart du temps ce qui fait votre raison d'être.
(demande de conseil, réponse à une question, problème à résoudre, idées…)
Les
interruptions vous apportent la preuve, mesurable en temps, que vous existez
!
Avez-vous
réellement envie de diminuer les interruptions que vous déclarez
"subir" ?
Elles apportent une nourriture essentielle : la reconnaissance (cf Maslow),
elles permettent de se croire indispensable, elles permettent de laisse traîner
des dossiers difficiles à démarrer…
Se
poser donc les questions : "Quelle
est leur place dans mon métier ?", "Ce que je déclare "subir" n'en fait-il pas partie
?"Quel est mon seuil
de "normalité"?
Bouclez
les cycles
Tout
cycle ouvert doit être fermé sur un sentiment de satisfaction.
3
niveaux de fonctionnement de notre cerveau :la "couche active"
(commande la vie active immédiate, ne peut s'occuper que d'une activité,
un cycle a la fois), le niveau "pré-actif" (stocke ce qui nous préoccupe
sans que nous soyons occupés à traiter activement ces préoccupations,
peut gérer jusqu'à 8 cycles en même temps, pas un de plus), le niveau de
l'inconscient (capacité illimitée de stockage).
Les
cycles ouverts ne peuvent passer dans le niveau inconscient du cerveau que
s'ils sont achevés, et, qu'en plus, vous en retirez de la satisfaction.
Un
cycle ouvert et non achevé ne peut pas passer dans l'inconscient : il reste
bloqué dans la partie pré-consciente du cerveau... et continue à préoccuper
: il y a donc saturation très rapide et insomnie.
Exemples
pour boucler les cycles : Développez des réflexes du genre :
Je
touche, je décide.
Je
dis, je fais.
Je
traite, je regroupe.
Je
demande, je date.
Je
pense, j'écris.
J'écoute,
je note.
Je
patine, j'arrête.
Je
sors, je range.
Je
classe, je jette.
Je
commence, je finis.
Je
m'absente, je préviens.
Je
téléphone, j'abrège.
Je
fais, j'informe.
Je
doute, je questionne.
Conseils
pour les e-mails
Désactivez
les signaux qui annoncent à tout moment un message entrant.
Ne
donnez votre adresse électronique qu'à ceux qui en ont besoin.
Ouvrez
votre boîte à messages uniquement à heures fixes (matin, midi et soir,
par exemple).
Abandonnez
le traitement LIFO et travaillez en FIFO : pour cela, changez la priorité
d'affichage des mails entrants, pour que les derniers mails arrivés soient
en bas de la liste (à
ce qui force notamment à traiter ceux en haut de liste –les plus anciens-
avant les nouveaux arrivés).
Traitez
les messages comme vous le feriez pour votre courrier normal : jetez, déléguez,
répondez ou prévoyez une action ultérieure (Do, Dump, Delegate).
Si
vous souhaitez garder quelque chose, classez-le immédiatement dans le
Dossier approprié… ce qui aura pour effet de vidanger votre Inbox.
Utilisez
des en-têtes clairs ("objet") et demandez à vos correspondants réguliers
d'en faire autant.
Envoi
de messages : soyez bref. Si vous envoyez de longs messages, les réponses
seront probablement longues, elles aussi. Vous pouvez limiter votre message
à la seule ligne "objet" de l'en-tête ! Utilisez éventuellement
des abréviations.
Envoi
de messages : mettez-vous d'accord pour savoir si une réponse est souhaitée
ou non. Précisez-le par exemple dans l'en-tête.
Réponses
aux messages : soyez bref. Vous pouvez vous limiter à répondre
"OK".
Vous pouvez aussi répondre immédiatement dans le corps du texte.
Réponses
aux messages : si on vous pose régulièrement les mêmes questions, préparez
des réponses toutes faites. Utilisez pour cela les possibilités de votre
programme.
Effacez
très régulièrement vos e-mails.
Apprenez
à dominer les fonctions avancées de votre programme de messagerie. Il
fourmille d'options généralement peu connues, mais très efficaces. Cet
investissement en temps sera largement récompensé.
Apprenez
les possibilités d'interaction entre votre messagerie et les autres
programmes que vous utilisez. Cet investissement en temps sera largement récompensé.
Apprenez
les fonctionnalités et les possibilités d'interaction entre les
messageries, les organiseurs et autres. Cet investissement en temps sera
largement récompensé.
Conseils
téléphone
Je
regroupe mes appels téléphoniques sur un moment de la journée, ce qui réduit
le temps d'appel global.
Je
commence toujours par les appels les plus importants.
Je
prends des rendez-vous téléphoniques et fais des réunions téléphoniques
: "Je vous appelle le … à
… heure. Nous discuterons de …. Nous en aurons pour 15 minutes ."
Je
garde des plages de temps spécialement faites pour recevoir des coups de
fil, et j'informe systématiquement des heures auxquelles je suis le plus
disponible.
J'ai
un répertoire téléphonique actualisé.
Je
sais utiliser les ressources technologiques de mon téléphone (rappel
automatique, bascule sur un autre poste, transfert d'appel, appel
automatique, etc.)
Quand
je suis absent(e), je laisse des instructions pour qu'on me rappelle à une
date et sur un créneau horaire précis (via un collègue ou répondeur).
Quand
mon interlocuteur me demande de rappeler, j'ai le réflexe de lui demander
quel jour et à quelle heure précisément.
Je
ne me laisse pas mettre en attente, sauf si j'ai du travail devant moi.
Avant
chaque appel de ma part, je me fixe le budget-temps que je souhaite
consacrer à la conversation (et que je me fais une règle de le respecter).
Pour
chaque appel de ma part, j'ai sous les yeux, sur un bloc-notes,
la liste des questions ou points que je souhaite aborder.
J'ai
supprimé de mon langage la phrase : "Je
ne vous dérange pas ?".
Lorsque
mon interlocuteur décroche et que je me suis annoncé(e), j'ai le réflexe
de lui dire : "J'ai besoin de
vous parler de X, nous en aurons pour X minutes, êtes-vous
disponible?".
Je
sais écourter une communication téléphonique qui n'en finit pas.
Je
sais mettre fin à une discussion en disant : "Avant de terminer…"
Je
surveille le temps qui passe quand je suis au téléphone (sur ma montre)
GSM
: je n'accepte pas d'en être l'esclave et d'être appelé à tout moment.
GSM
: je n'accepte pas d'être appelé pour n'importe quoi.
