| Systèmes
d’information Achats :
Quelle
classification retenir ?
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par
Pierre
LATOUR
Responsable Intranet Achats
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| I. Pourquoi mettre en place une classification Achats dans
l’entreprise ?
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| Avec le développement ces dernières années
de nombreux projets de systèmes d’information, et malgré le taux élevé
de disparitions de start-ups ayant suivi l’éclatement de la bulle
internet, les vendeurs de solutions informatiques atteignent un niveau de
maturité et de contrôle de leurs coûts devenu attractif. Par ailleurs
la situation économique des entreprises françaises les pousse à s’intéresser
aux Projets Achats, puisque la réduction des coûts est étroitement liée
à la survie de nombre d’entre elles. |
| Or
pour mettre en place des stratégies Achats, il est nécessaire d’avoir
une vision relativement précise de la répartition des dépenses par catégories
de produits et services. Cette liste des produits et services qui est une
classification pourra également être utilisée pour identifier et trier
les fiches acheteurs, fournisseurs, contrats, commandes, livraisons,
factures, etc… informations contenues dans des bases de données Achats
exploitées bien souvent au travers d’un intranet Achats. |
| La
mise en place d’une classification Achats est donc un moyen
d’exploiter des données Achats structurées ou que l’on veut
structurer. |
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| II. Quelles sont les classifications existantes ? |
| Il existe sur le marché des classifications
dites propriétaires, qui sont propres à chaque entreprise, ou bien
universelles, destinées à être exploitées par le plus grand nombre,
parmi lesquelles |
| · L’UNSPSC
® |
| ·
E-class |
| ·
La nomenclature des Douanes |
| ·
KOMPASS |
| ·
SIC |
| Le tableau comparatif ci-dessous présente les
avantages et inconvénients de chacune de ces classifications. |
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Nom du
Système
|
Exemple
de code
|
caractéristiques
principales
|
| |
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| SIC/NAICS |
3-35-9-11 |
Identifie
de manière globale l'industrie, le produit et les catégories de
service |
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(Manufacturing |
Niveau
trop élevé pour permettre une analyse pertinente des dépenses. |
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Elect. Equip |
Incompatible
avec une arborescence |
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Other |
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| |
Battery) |
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| UCC/EAN |
0-39800-08252-7 |
Code
d'identification produit, pas de classification |
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Identifie
les produits "marqués" par fabriquants |
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Type |
N'indique
aucune arborescence, uniquement utilisé pour l'identification |
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Manufacturer |
|
| |
Item |
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| |
Check |
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| NIGP |
11223344556 |
Utilisé
par certaines centrales d'achat gouvernementales |
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|
Maintient
l'arborescence |
| |
|
Code
privé dont l'usage impose le règlement de droits |
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| |
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| Internal/Proprietary |
112-003-121 |
Code
privé exclusivement. Son emploi par les partenaires commerciaux est
coûteux et difficilement imposable. |
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|
Pas
de mises à jour. |
| |
Division |
Arborescence
inexistante ou limitée |
| |
Department |
|
| |
Expense Item |
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| |
26-11-17-09 |
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| UNSPSC |
Segment |
Identifie
produits et services par catégories |
| |
Family |
Grande
adéquation |
| |
Class |
Arborescences
multiples permettant consolidations et distributions à tous niveaux
d'analyses |
| |
Commodity |
|
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| La classification dominante, rencontrant un
succès croissant auprès des Acheteurs français, étant l’UNSPSC ®,
nous consacrons ci-dessous un développement sur cette classification. |
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| III. Présentation de l’UNSPSC ® |
| A
l’initiative des Nations-Unies (UNDP), cette classification universelle
de produits et services a été créée en 1999, et continue d’être développée
par l’UCC (www.ucc.org), entreprise de normalisation, et par ses membres
(essentiellement des entreprises, des administrations et des associations
professionnelles). L'objectif des Nations Unies est de faciliter les échanges
internationaux grâce à la standardisation des désignations. « L’UNSPSC
® sert aussi bien à l’analyse des dépenses qu’au référencement de
fournisseurs ou à l’identification de produits pour la mise en place
d’une chaîne logistique » déclare John Mc Inerney, Directeur
Technique de l’UCC. La totalité des produits et services achetables sur
notre planète, sont progressivement recensés, et enregistrés dans cette
arborescence de Segments \ Familles \ Classes \ Catégories d'articles
(plus de 20 000 lignes disponibles à ce jour). L’UNSPSC ® (United
Nations Standard Product & Services Code) doit permettre aux
utilisateurs de trouver des catégories de produits et services aussi bien
de façon logique que par leurs désignations. |
| Traduite
de l’anglais en différentes langues, sa traduction en français par
GENCOD EAN FRANCE à PARIS « sera disponible courant juin 2004 sur
le site web de l’UNSPSC ® » déclarait Jean-Christophe GILBERT, Chef
de Projet chez GENCOD EAN FRANCE. Son téléchargement et son utilisation
sont gratuits. Seuls les membres désirant voter – en ligne - lors de
modifications (essentiellement des ajouts) doivent s’enregistrer et
s’acquitter d’une cotisation annuelle (plus de 1 300 membres
inscrits à ce jour). Compte tenu du choix offert, du niveau de précision,
des traductions et de la dynamique de construction de cette
classification, la grande majorité des places de marché (ou « plate-formes
de transactions électroniques ») l’ont adoptée, ainsi que les
fournisseurs et distributeurs ayant besoin de normaliser des catégories
afin qu’elles soient utilisables sur ces places de marché. Puis les
Acheteurs voulant établir des échanges de données informatiques avec
ces places de marché. |
|
| IV. Distinction entre catégorie d’articles et désignation
d’article |
| Attention, une catégorie
UNSPSC ® ne
suffit pas à décrire un article, car son niveau maximum de précision
("Commodity", que nous pouvons traduire par "catégorie
d'articles") ne donne pas de couleur, ni de dimensions, qui sont des
attributs propres à chaque article. A cette catégorie UNSPSC ®,
il faut donc ajouter un (à plusieurs) niveaux inférieur(s) dans la hiérarchie : |
| -
éventuellement un niveau « objet »
qui sert d’interface avec les tables articles des ERPs, et |
| -
des attributs qui caractérisent un article ;
NB : des projets de normalisation ont été lancés et des standards
existent pour construire ces désignations d’articles, notamment chez
GENCOD EAN FRANCE. |
| Ces niveaux additionnels
sont souvent gérés individuellement par chaque entreprise ou de façon
commune par certaines places de marché. En additionnant la structure
UNSPSC ® + les
niveaux mentionnés ci-dessus, il est possible de construire des tables
d’articles utilisables entre entreprises et à l’international,
regroupées sous les mêmes numéros de catégories chez les fournisseurs
d’une part, et chez les clients d’autre part. |
| |
| V. Exemples
d’utilisation de l’UNSPSC ®
en entreprise : les cas ERAMET et QUADREM |
| Chez
ERAMET, groupe minier et métallurgique de 11 000 personnes réparties sur
les 5 continents dont le siège est basé à PARIS, la décision de
retenir l’UNSPSC ® a été prise en 2002. Le Groupe était composé de
plus de 20 filiales, peu d’entre elles utilisant la même
classification. Chacune des classifications existantes était incomplète
pour couvrir l’ensemble des activités Achats du Groupe (car chaque
classification correspondant à une filiale, ne représentait que les
produits et services propres à l’activité de la filiale). De plus, le
Groupe ERAMET prévoit à terme de mettre en place un extranet pour échanger
des données avec certains fournisseurs, devant donc faire face aux problèmes
de traitements de masses, sans demander à ces fournisseurs d’adapter
leur gestion de données aux exigences particulières d’un client.
« Plus les coûts des fournisseurs sont bas et plus ils pourront
investir dans la qualité de ces échanges » déclarait Patrick
LECLERCQ, Responsable Intranet Achats Groupe chez ERAMET. |
| Dans
le même secteur d’activités, une vingtaine d’opérateurs miniers et
métallurgiques se sont regroupés pour créer une place de marché baptisée
QUADREM, qui a depuis élargi son activité par son offre mondiale. Située
pour la France à NEUILLY-SUR-SEINE, QUADREM développe entre autres
services des catalogues électroniques pour ses différents clients :
« Hormis le N°UNSPSC ®, les champs descriptifs de l’article, et
les prix qui sont propres à chaque client, ces catalogues peuvent inclure
des attributs spécifiques, une photo de l’article, une fiche technique,
et/ou des plans… » déclarait Elaine ROTHMAN, Vice-Présidente Régionale
de QUADREM EUROPE. |
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| VI. Conclusion |
| L’UNSPSC ®
devrait pouvoir, au rythme de son
expansion, couvrir les lignes contenues dans les autres classifications
utilisées, et satisfaire le plus grand nombre d’utilisateurs. Le retard
bientôt rattrapé dans la traduction en différentes langues devrait rétablir
l’équilibre entre les zones géographiques utilisatrices (70% des
membres actuels sont basés aux Etats-Unis, au Canada, au Royaume-Uni, en
Australie, et en Nouvelle-Zélande). Les limites de cette classification résident
dans son caractère évolutif (les utilisateurs doivent avoir téléchargé
la même version) et dans la capacité d’exploitation des entreprises.
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Pierre
LATOUR
Responsable Intranet Achats |
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