PASSEPORT POUR LA PERFORMANCE AUX ACHATS

François Champeyrol  se propose de nous parler de performance aux achats, à travers quatre articles qui nous éclaireront tout au long de cette première saison, par sa vision du sujet et son expérience riche et variée. Abordons ici son deuxième chapitre.

1 – PERFORMANCES/ECONOMIES INTERNES

2 – PERFORMANCES/ECONOMIES EXTERNES

3 – GESTION INTEGREE : LE TABLEAU DE BORD  ACHATS

4 – PERFORMANCES ET REMUNERATION DES EQUIPES  ACHATS

François Champeyrol

Consultant en organisation des achats, il est l'auteur du Que Sais-Je  - LES ACHATS et le concepteur de nombreux instruments de management de la fonction Achats. 

La mise en place du TABLEAU DE BORD DE LA FONCTION "ACHATS" est indispensable pour manager cette fonction , MESURER SES PERFORMANCES , nourrir le dialogue avec les autres fonctions avec l’objectif permanent de RECHERCHE DE COMPÉTITIVITÉ (c’est pour cela que nous parlons de ‘’gestion intégrée ‘’ ) .

C'est donc une tâche prioritaire.

Au sujet des performances ‘’achats ‘’ , soulignons tout de suite avec force et détermination qu’elles doivent être mesurées par une autre fonction – très souvent ce sera le contrôle de gestion -. Cette précaution est indispensable pour  garantir à la fois leur objectivité et la crédibilité des équipes ‘’achats ‘’ .

Nous présentons le principe de conception du tableau de bord qui comprend 5 parties :

1. Charge administrative.

2. Exécution du budget "ACHATS".  

3. Marketing ACHATS.

4. Performances ACHATS (économies mobilisées).

5. Niveau de service apporté par les ACHATS.

Puis nous proposons des exemples de tableaux qui devront bien entendu être adaptés aux caractéristiques de chaque entreprise, en ayant deux soucis essentiels :

• faire simple ,

• éviter d’avoir recours à des informations qui ne soient pas déjà dans le système , sauf bien sûr  pour ce qui concerne les données marketing , notamment les évolutions des prix sur les marchés qui permettent de mesurer les véritables performances ‘’achats ‘’ .

Enfin , nous conclurons en rappelant les principales utilisations des données contenues dans le tableau de bord ‘’achats ‘’ .

La charge est appréciée à partir des informations suivantes :

• Demandes d'achats reçues ; traitées ;     restant à traiter .

• Commandes d'achats (réparties par valeurs unitaires , classées A B C).

• Lignes de commandes.

• Ordres de livraisons (pour les commandes ouvertes).

• Commandes réceptionnées.

• Factures fournisseurs reçues (réparties par valeurs unitaires classées A B C).

• Litiges.

• Relances effectuées.

• Les fournisseurs mouvementés

• Les consultations fournisseurs

• Les appels d'offres lancés

• Les fournisseurs reçus

• Les fournisseurs visités.

Une autre partie importante concerne l'optimisation du portefeuille fournisseurs qui est suivie à partir de la connaissance des fournisseurs activés chaque mois et du cumul effectué avec les fournisseurs nouvellement activés au cours des mois suivants.

SOURCES

• Comptabilité fournisseurs (balance fournisseurs)

• Comptages effectués par le Responsable ACHATS (comptes fournisseurs ouverts , fermés ; comptes rendus de visites fournisseurs ; réponses aux appels d’offres reçues… etc )

FREQUENCE

Mensuelle.

RESULTAT

• Management du service (organisation du budget "temps")

• Management du portefeuille fournisseurs

• Suivi de la réalisation des objectifs.
  

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Cette partie du tableau de bord a pour objectif de donner les moyens d'évaluation des performances "Achats" par rapport au marché d'une part et d'autre part de mesurer les économies sur ACHATS.

Le principe est de traiter sur un mode tableaux/graphiques les indices du marché disponibles et de les comparer aux prix payés.

Le choix des indices suivis est conditionné par les principaux achats de l'entreprise (voir segmentation).

Pour chaque segment, un (ou quelques) produit(s) pilote(s) représentatif(s) est(sont) retenu(s) de façon à simplifier le tableau de bord.

SOURCES

• Panel Prix de Vente Industriels (PVI) établi par l'INSEE devenu I P P.

• Prix payés par l'entreprise.

• Résultats de comparaisons avec des concurrents à l’achat mais non concurrents à la vente (bench marking )

FREQUENCE

Trimestrielle.

RESULTATS

Outils de négociation, positionnement par rapport au marché, utilisation offensive des performances "ACHATS" que la Direction Générale peut utiliser pour sous-tendre l'agressivité commerciale de la force de vente.

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La qualité de service est mesurée grâce à quelques paramètres déduits de la gestion des stocks :

• nombre de commandes passées en retard (c'est-à-dire sans respecter le délai fournisseur)

• nombre d'alertes

• nombre de ruptures intervenues au magasin

• nombre de références au-dessous du stock minimum (ou zéro).

Quelques indicateurs permettront d'évaluer le niveau de service apporté par les fournisseurs :

• temps d'obtention des prestations (TOP)

• nombre d'incidents qualité

• nombre de retards de livraison (avec éventuellement un indice de gravité en fonction de la durée de chaque retard),

ceci, bien sûr, pour les fournisseurs les plus importants , ou stratégiques , ou pour ceux placés "sous surveillance".

Nous reviendrons de façon approfondie sur ce sujet fondamental lorsque nous traiterons des instruments de la performance ‘’achats ‘’ dans le chapitre ‘’MANAGEMENT DES PORTEFEUILLES FOURNISSEURS ‘’ .

SOURCES

• Les délais effectifs de livraison des fournisseurs

• Les mouvements du magasin.

• Les comptages effectués par les Responsables ACHATS.

• Les contrôles qualité.

FREQUENCE

Mensuelle.

RESULTATS

• Management du service

• Gestion du portefeuille fournisseurs

• Préparation des négociations.

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EN CONCLUSION , la mise en place du TABLEAU DE BORD ‘’ACHATS ‘’ est un projet ambitieux car il doit fournir à plusieurs fonctions les informations nécessaires et suffisantes pour corriger , orienter , piloter leurs actions à court et moyen termes .

Tout d’abord , il doit répondre aux attentes de la Direction Générale , notamment pour vérifier le RESPECT DE LA POLITQUE ACHATS qu’elle a définie et la CONQUÊTE DES OBJECTIFS  déterminés pour l’exercice .

Ensuite , c’est le support essentiel pour MANAGER LA FONCTION ’’ACHATS ‘’ à tous les niveaux de responsabilités .Chaque membre de l’équipe achats doit y trouver les données qui reflètent son activité ; les résultats obtenus , en particulier pour le management et la gestion du portefeuille fournisseurs qui lui incombe : DESORMAIS , LES FOURNISSEURS CONTRIBUENT A 71,4 % (en moyenne ) DU CHIFFRE D’AFFAIRES DE L’EN- TREPRISE INDUSTRIELLE ; et il faut bien se rendre à l’évidence : LES PERFORMANCES D’ UNE ENTREPRISE SONT ÉTROITEMENT DÉPENDANTES DE CELLES DE SES FOURNISSEURS .

Quant à la Direction Financière , elle trouvera dans le tableau de bord ‘’achats ‘’ les informations indispensables pour gérer la trésorerie , maîtriser les risques de change , voire équilibrer ces risques en orientant les achats vers les pays où l’on exporte , où l’on produit de la valeur ajoutée ( et nous rejoignons là les principes définis dans la politique achats ) .

Pour les responsables commerciaux , ils pourront vérifier leurs positions concurrentielles et engager , à partir des économies mobilisées , des actions plus agressives en mettant à profit les performances achats pour corroborer ou accroître leurs parts de marchés ( cas fréquemment observé en matière de biens de consommation et de distribution concentrée ) .

Enfin , la Direction des Ressources Humaines va trouver dans ce tableau de bord les données nécessaires pour concevoir les plans de formation , et surtout pour intéresser les responsables ‘’achats ‘’aux résultats obtenus en corrélant la part variable de leurs rémunérations avec ces résultats ( nous traiterons ce sujet ‘’sensible’’ dans le prochain numéro de ‘’360° ‘’ ) .

Soulignons pour terminer que les multiples usages du tableau de bord ‘’achats ‘’ obligent à le structurer avec rigueur pour faire en sorte que chaque fonction trouve directement les informations dont elle a besoin sans qu’il lui soit nécessaire de prendre connaissance de la totalité du document .

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Vous trouverez ci-après une petite routine sous excel pour constituer votre tableau de suivi de stock.

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